社会人生活にも慣れてきて、基本的なビジネスマナーを取得したら、次は「基本的なビジネススキル」を身に着けたいですね。

具体的には、基本的なビジネスマナーの「報連相」を取得したら、次は「どのように報告するか」を身に付けましょう。

上司から「何が言いたいのか分からん」とか、「それって本当に正しいの?」とか指摘を受けている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

必要なことは、以下の2つです。

  • 結論から話す
  • 情報や必要なことを網羅する

結論から話す

 

パンツスーツの女性

結論から話すとは、「一番重要なことを最初に話す」ということです。例えば、以下の2つの文章を読み比べてください。

A:

上司:さっき頼んだ仕事、今日中に終わりそう?

部下:難しいです。明後日まで待っていただけますか?調べることが多くて時間がかかりそうです。あとほかに優先度の高い仕事もあります。

B:

上司:さっき頼んだ仕事、今日中に終わりそう?

部下:調べることが多くて時間がかかるので、あとほかに優先度の高い仕事もあるので、明後日まで待っていただけますか?

どちらの方が頭に入ってきますか?

Aですね。

上司が求めているのは、「さっき頼んだ仕事、今日中に終わりそう?」という質問の回答です。

Aのほうは、すぐに回答しています。一方Bは先に理由を言って、回答は最後になっています。

質問した側に回答がすんなり入るようにするためには、すぐに回答を言う、すなわち結論から話す必要があります。

結論から話すには、PREP法を使いましょう。PREP法は、文章を以下の4つに分けて、簡潔に、かつ説得力を持たせるためのフレームワークです。

  • Point:結論
  • Reason:理由
  • Example:具体例
  • Point:結論
PREP法についてはこちら

以下の記事では、PREP法について詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

ビジネスにおける分かりやすい話し方・PREP法とは。プレゼンにも就活にも。

情報や必要なことを網羅する

情報がまとまっている

何かアイデアを出す際には、「情報や必要なことが網羅されているか」を考えることが必要です。

例えば、東京から大阪までの移動手段として新幹線を挙げましたが、「飛行機のほうが早くない?」と反対意見が挙がることもあります。

自分の考えに説得力を持たせるためには、「網羅した上で考える」ことが必要になります。

MECEの考えを身に着ける

MECEとは、“Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive”の略で、意味は「漏れがなく、ダブりがない」です。

上司から「○○のほうがよくないか」「××については考えたのか」と指摘を受けたいためには、MECEにして考える必要があります。

元々はコンサルタントがよく使う、ロジカルシンキングの基本です。ですが、この考え方はコンサルタントだけではなくすべての社会人が身に着けるべきものです。

目標を立て、正しい方向に進めるためには、「どのような方法があるか」の全体像を把握した上で方法を考える必要があります。

MECEについての詳細はこちら

こちらの記事では、MECEについての詳細や、考え方の例について詳しく記載しています。ぜひ参考にしてみてください。

MECEとは何かを例題とともに説明 コンサルだけでなくすべての社会人が身に着けたい

原因分析は、自分視点と他人視点で行う

仕事でミスをしたときなど、原因分析をする際に、「自責で考えろ」と言われることがあるかと思います。

これは、「他人のせいにしたら改善することがないので、また同じことを繰り返す」ということから来ています。同じミスを繰り返さないように、「自分がどこが悪かったか」を考えて、改善していく必要があります。

確かに「自分の改善点」を考えることは必要です。ですが、「他人のせいにする」ことも同じように必要です。なぜなら、何かしら課題になることの原因は、「自分のせい」「自分以外のせい」の2種類存在するからです。「自分のせい」だけでは、MECEではありませんね。

そのため、例えば「自分がミスしたのは、マニュアルが分かりづらかったから」ということを考えるのは必要です。ただし、その場合でも改善策は必要になります。この例の場合では、「どのようにマニュアルを直すか」を考える必要があります。

他人のせいにすることの詳細はこちら

以下の記事では、原因分析を「自分のせいにする」「他人のせいにする」の2つに分けて説明しています。ぜひ参考にしてみてください。

原因分析・対策は自責、他責の2つの観点から分析しよう その方法を解説

まとめ

ビジネスマナーを身に着けたあとに身に着けたい「ビジネススキル」を紹介しました。これができるようになると、特に「結論から話す」がしっかりできるようになると、見た目の印象も変わって、仕事ができる人っぽくなります。

ぜひ身に着けて、仕事ができる社員になりましょう!

今回紹介したビジネススキル