エクセルで表を作るときには、それぞれの列に番号をつけるときが多いと思いますが、その方法には2通りあります。

  • 関数を使う方法(row関数)
  • それぞれの列に直接数字を打ち込む方法

excelに慣れてくると、row関数を使う人が増えてくると思いますが、実はどちらの方法にもいい点、悪い点があります。それぞれの特徴を理解していると、表作成の作業が効率よく行えるかと思います。

row関数の使い方

その前に、row関数自体を知らない方のために、説明したいと思います。row関数は、「そのセルの行番号を表す」関数です。関数の書き方は以下の通りです。

=row()

括弧の中には何も書きません。
※本当はオプションとして括弧の中に特定の文字を書いて意味を表すことができますが、単に行番号をつけたいだけであれば、括弧の中は何も書きません。

試しにA1セルに書くと、このようになります。
ROW関数の書き方

この関数は数字を表しますが、これを利用して計算をすることができます。例えば、「=row()-1」と書くと…
ROW関数と引き算の組み合わせ

0になりました。これを利用して、表の先頭がNo.1になるように計算しましょう。
ROW関数で表の番号を作成

他の列にも関数をコピペすれば完成です。
ROW関数を他のセルにコピー&ペースト

それぞれの列に直接数字を打ち込む方法

一応、それぞれの列に、関数ではなく直接数字を書く方法も紹介します。直接書く、といっても、実際に直接書くわけではありません。

まずは、表の先頭から2行まで数字を直接入力します。
表番号を手入力

次に、2つのセルを選択し、マウスのカーソルを選択したセルの右下に合わせます。すると、カーソルが「+」に変わるので、ダブルクリックします。
オートフィルの操作方法

すると、すべての行に番号が入力されました。
オートフィルで表番号の数字を自動入力

この「オートフィル」の方法は知っている方も多いと思います。

row関数と数字直接入力の使い分け

この2つの行番号には、大きな違いがあります。それは、

  • row関数の場合は、表を並べ替えると各データの番号も変わる
  • 数字直接入力の場合は、表を並べ替えても各データの番号が変わらない

実際に、以下の表で試してみます。これを、価格の降順で並べ替えてみます。
Excelの表の並べ替え

まずは、row関数の場合
ROW関数を使った表の並べ替え

先ほどまで、No.1はりんごでしたが、りんごはNo.2に変わっています。逆に、ぶどうがNo.1になりました。言い換えると、一番左のNoの並びは変わらない、ということになります。

次に、数字直接入力の場合
ROW関数を使わず、数字を直接入力した表の並べ替え

りんごがNo.1ということに変わりはありません。ただし、左側のNoの並びは変わってしまっています。

まとめ

それぞれ特徴のある2つの行番号の振り方ですが、

  • 各データの番号を固定したいときは数字直接入力
  • データの番号は固定せず、上から順番に1番にしたいときはrow関数

という使い分けだとうまくいきます。また、「データを並べ替えたりして加工したいが、最終的にもとに戻したい場合」も、数字直接入力で番号をつけると作業が効率よくできます。